Caso real: Evento de Navidad adaptado a la "nueva normalidad"
Las fiestas de Navidad de este año han sido un poco extrañas en comparación a años anteriores. En estas fechas estábamos acostumbrados a realizar actividades de forma presencial, comidas, cenas temáticas, team buildings para empresas, y muchas cosas más. No obstante este año, hemos tenido que hacer una remodelación del sistema de eventos que utilizábamos hasta el momento, así que la adaptación ha sido potenciando los eventos híbridos y online.
En este artículo de blog enseñamos cómo realizamos la retransmisión en directo de la Cavalcada de los Reyes Magos de un municipio.
Número de asistentes presenciales: 1200 pax.
Visualizaciones online: más de 600 visualizaciones
Duración de la retransmisión: 4 horas 50 minutos
Objetivo: Ningún niño/a se quedase sin poder ver a los queridos Reyes Magos. El día 5 de enero es una fecha muy esperada para los más pequeños, es un día lleno de ilusión y alegría. Delante la situación pandémica podría pasar que alguna persona no pudiera asistir de forma presencial, así una de las mejores soluciones era retransmitir en directo el campamento real.
Características principales del evento
CONEXIÓN A INTERNET
Tener una óptima conexión a internet a través de cable ethernet. Una de las llaves más esenciales para poder realizar un directo es tener una buena conexión a internet. En este caso el cliente nos facilitó una conexión segura con un router de calidad.
En otras ocasiones cuando no existe esta herramienta es necesario contratar el servicio de internet con anterioridad para evitar el día del evento situaciones como no poder retransmitir por falta de conexión.
CALIDAD DE SONIDO E ILUMINACIÓN
El sonido en un evento híbrido es muy importante, a continuación explicamos el por qué.
Obtener una máxima calidad de sonido, teniendo en cuenta que se realizó en un exterior para cumplir los requisitos de la COVID-19, era uno de nuestros retos. El equipo técnico de LAESKI realizó un estudio sobre el plano para visualizar el enfoque del sonido. En un evento híbrido los canales de sonido son distintos, por un lado la música o sonido que se proyecta con el formato online y por otro lado, la proyección en el formato presencial.
La retransmisión fue a través de una red social específica, en esta ocasión a través de Youtube, esto supone que toda la música que se transmite en la plataforma debe ser libre de derechos de autor. También, teniendo el cuenta la calidad del sonido, es necesario tener una mesa de sonido adaptada a la situación y que la música que se escucha físicamente no se solape en los micrófonos del directo.
La iluminación de la parte presencial también es un factor muy importante. Para tener una buena calidad de imagen es necesario tener una iluminación adaptada a cada situación. En este caso adaptamos distintos focos según el objeto material o personas que se querían potenciar.
COORDINACIÓN CON LA ENTIDAD Y PROVEEDORES
En ocasiones, cuando un evento es muy específico y con unos requisitos mínimos es necesario contratar material específico. En este caso, la coordinación entre los componentes de este evento fue óptima. Los imprevistos que tuvimos a última hora se pudieron solucionar rápidamente gracias a los “planes B” que ya teníamos ensayados y preparados previamente.
ORGANIZACIÓN DEL EVENTO
Cada vez que LAESKI organiza un evento es de obligatorio cumplimiento realizar un estudio previo con una plantilla creada por el equipo, un mapa de la situación para la colocación del equipo y materiales, bloquear reuniones y prospecciones del lugar, y también, crear “planes B”. Estos planes normalmente no los aplicamos pero son muy importantes tenerlos en cuenta.
Los eventos híbridos son un complemento indispensable de la famosa “nueva normalidad”. Estos han venido para quedarse y, gracias a una buena organización, ejecución y un buen equipo, se pueden realizar de forma profesional y óptima.
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