Las claves del éxito en la organización de eventos
Pasión y Constancia sin límites
La organización de eventos es cada día más importante para las empresas pues es el principal nexo de unión entre clientes y marcas. Organizar un evento parece sencillo, pero ¿alguna vez te has parado a pensar qué hay detrás de toda esta organización? ¿Cuáles son las claves del éxito en la organización de eventos?
No hay una receta del éxito clara, pero siempre hay dos denominadores comunes que caminan juntos para lograr hacer de un día normal, un día sorprendentemente mágico: Pasión y Constancia. La pasión nos ofrece la inspiración necesaria, la meticulosidad para mimar a nuestros clientes y tener todos los detalles perfectamente atados, mientras que la constancia nos guía y nos ofrece nuevas posibilidades de proyectos. Las 3 grandes fases de un evento (Preparación, Ejecución y Agradecimiento) deben sincronizarse para crear una experiencia en el invitado.
A continuación, os ofrecemos una guía de las 3 claves que deben mantenerse siempre en lo alto de las prioridades a la hora de crear una experiencia para los asistentes.
Organización
Un evento se crea para cubrir las necesidades y expectativas de los asistentes, por eso es muy importante conseguir realizar un briefing que se adecue a sus necesidades. Este es uno de los componentes clave para que el evento salga a la perfección.
Partes del briefing:
Datos sobre el anunciante
Target
Objetivo del evento
Los tiempos deben de estar bien marcados
El presupuesto
Mensaje que se quiere transmitir
Responsables del evento
Más información complementaria
Weekly planner para los eventos
Ejecución
Un evento perfecto es aquel que siempre es recordado por los invitados, es por ello que debemos aportar toda nuestra pasión y la debemos guiar con la constancia que se merece.
“La pasión nos trajo aquí”
Espacio
En muchas ocasiones vestir una venue, cambiar la distribución o iluminarla de forma especial puede bastar para crear un ambiente distinto y atrevido aportando alma al lugar.
Arte
El arte en los eventos se debe convertir en algo personal, un regalo de los anfitriones a todos los asistentes.
Es importante no caer en el error del exceso, siempre es mejor algo breve e intenso con una sorprendente historia que contar.
Gastronomía
Uno de los recuerdos más vivos que perduran en la mente de un invitado es lo que hacomido, ya sea en un cocktail de empresa, o en una fiesta temática.
Está demostrado que el gusto es uno de los sentidos que el cerebro más recuerda, es imprescindible mimarlo para el éxito del acto.
Decoración gastronómica
Originalidad
Debemos ser originales, aunque nos centremos en pequeños detalles que pocos invitados podrán apreciar. Sin duda eso marcará la diferencia.
Agradecimiento
Enviar notas de agradecimiento a los asistentes, obtiene el feedback de los participantes de modo que:
Recopila la información que le han hecho llegar los participantes a través de cuestionarios o notas externas como agradecimientos y felicitaciones.
Revisa los objetivos y los contrasta, aquí es dónde se valorará si el resultado del evento ha sido el que se esperaba, ha estado por debajo o lo ha superado con creces las expectativas.
El post-evento es una parte bastante importante de cualquier acto, porque la empresa tiene la oportunidad para seguir teniendo contacto con los asistentes una vez a terminado el acto y fidelizarlos para futuras ocasiones.
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